如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享

什麼是Gmail的工作表（Tasks）？就是在左上方清單中，位於郵件、通訊錄下方的那個項目。這是一個很有用的小功能，你可以拿它當作單純的記事板或待辦事項清單，而我則利用它來分流各種不同類型的待辦郵件，並且和Google日曆的行程整合管理。

今天我想拋磚引玉，分享自己使用Gmail工作表的方法，而一個好的工具當然不會只有一種用法，也希望對這個小工具有所心得的朋友，能一起來分享交流一下。

我自己在處理郵件時遇到的最大問題，就是每天都會接收到來自不同工作項目的多封郵件，我不可能在接收郵件的當下把所有事情辦完，而且有些來信要求的項目可能還是指定某幾天後才能處理的。

這時候面對這些來自不同專案與對象、擁有不同應辦時間，當然也各具不同急迫性的郵件，我應該拿它們怎麼辦？

• Gmail：https://mail.google.com/ 

 

 

此時，Gmail的分類過濾、優先收件匣已經無法滿足「動態流程」的控管需求，因為一封「等待處理」的郵件，它會不斷改變自己的屬性，例如從未辦、待辦變成已辦，也可能從還剩一天、今天完成到逾期，甚至還可能在不同工作專案中轉換，這種變化性的彈性管理，就不是單純分類可以勝任的，而必須使用到「工作表」。

所以我自己習慣每天早上收信，然後把需要處理的郵件依據各自的專案，先分流到工作表上的不同清單，並且排定是不是要今天處理，或是等以後處理。

接著我會把需要今天處理的郵件，放入一個專屬的「今日事」清單。這樣做的好處主要有兩點：第一點是可以更加集中且專注；第二點則是能夠更好的和Google日曆搭配。

下面我就簡單的分享一下實際的操作流程。

 

 

• 01.分類篩選適合長效需求，工作表適合有彈性的小專案

分類篩選還是有必要的，我會在大方向上過濾特定郵件，例如來自工作相關夥伴的郵件、來自家人的郵件、來自部落格的回應等等。

但是光在「Work」這個分類中又會包含了不同案子的郵件，這時候應該增加新的、更細的過濾規則嗎？雖然Gmail現在有「階層式分類」的功能，可以規劃出母資料夾、子資料夾，但對我個人來說這不是很有效率。

因為進行中的工作專案大多是短期的，當這個案子結束後，這個分類就沒用了，加上Gmail篩選功能在建立上很簡單，在後續管理上卻比較麻煩一點，所以我會傾向只針對長效性需求建立大分類。

而大分類底下會不斷出現、不斷結束的各種細部需求，就交給工作表來分類管理。

 

 

• 02.稍後處理、需要備查的郵件用工作表幫你記住

有些工作郵件是當下處理完成後，就可以不用理它了，那麼這種郵件就是當下處理完就好，不用做任何後續動作。

但是有些郵件可能要「稍後才處理」，或者有些重要郵件可能「以後需要備查」，這兩種郵件我都會加入Gmail工作表中。

只要進入該封郵件，選擇上方的〔更多動作〕－【新增至工作表】即可。

加入工作表的郵件都會附上原始郵件標題與連結，這樣一來，以後只要經由工作表，我就能快速找到並開啟這些需要的郵件。

 

 

• 03.在工作表中簡單排序郵件的優先權

另外透過工作表左下方【動作】選單，我可以使用縮排、上下移動等功能，簡單排版郵件的重要性。

這個功能我不常用，但偶爾如果有某封非常重要、很常取用，或是絕對要記住的郵件，就可以利用這樣的小功能來強調它的排序。

 

 

• 04.一邊讀郵件一邊歸類到專屬工作表清單

工作表真正的好處就是可以很快速的新增、刪除大量清單，這樣在安排工作的細部分類時就會有效率的多（比調整篩選器設定要快）。

只要利用工作表右下方選單裡的【新增清單】，我可以幫同時進行中的工作專案建立不同的清單，並且把專案相關的郵件保存到相應清單中。

回到步驟02的地方，例如我先打開「專案A清單」，這時選擇將郵件【新增至工作表】的話，這封郵件就會自動加入專案A清單中。

 

 

• 05.從分類好的工作表找出必須今日處理的郵件

現在我已經看完今日郵件，並將需要處理、需要備案的郵件都依據它們的工作類型分類好。然後我會開始瀏覽每個工作表清單，找出「必須今天處理」的郵件。

我自己的體會是要「先收集」、「後處理」，而不要把兩個動作混在一起，尤其在遭遇非常大量資訊時，更應該先集中心力做好「有效收集分類」的動作，然後才從這個過濾後的資訊庫中「統整安排」你要處理的項目（Google Reader、Evernote都是先收集、後處理最好的範例）。

當我確定這封郵件就是要今天處理完時，我會進入這封郵件的【編輯詳細資料】頁面（點擊〔Shift〕＋〔Enter〕），然後將它的完成日期訂為今天。

 

 

• 06.排定今日要處理的郵件並加入「今日待辦」清單

當然，我們也可以把一封郵件的處理日期訂為明天、後天或任何一天，但我自己通常就是只設定「今天要處理的郵件」，其它除了有非常確定哪一天要處理的郵件，要不然我通常都不會先設定日期，而是在每天早上的郵件收集整理中，再確定「今日要處理」的項目即可。

這樣做是因為如果預先排了好幾天要處理的郵件，若是後續的變動非常大（而且通常一定會有變動），反而浪費了原先排程所花的時間，又要多花後續改動的時間。還不如就是每天早上，把今天要處理的項目排定即可。

接著，那些決定今天要處理的郵件，我會利用編輯窗格下方的【移至清單】，將這封郵件從原本的專案分類清單，移動到一個我預先設立的【今日事今日畢】清單。

 

 

• 07.工作時專注處理已經排定好的郵件項目

這樣做有什麼好處呢？

首先，因為我是一大早就先去安排好今天要處理的郵件，並且納入「今日事」這個專屬清單中，所以我一整天的工作裡，我就只要「專注」在這個清單中即可！不用到每個清單裡跳來跳去。

 

 

• 08.將工作表的待辦郵件與Google日曆整合

另外，設定一個專屬的「今日事」清單後，當你來到Google Calendar日曆服務，在左方的日曆清單裡開啟「工作表」日曆，然後在右方的工作表窗格中選擇這個【今日事】清單，這樣你的當天日曆行程裡就會出現紅色的工作表待辦事項。

因為Google日曆一次只能顯示單一工作表清單裡的項目，如果你的今日待辦郵件分散在很多清單時，Google日曆無法同時顯示，而有一個專屬今日清單的話就能解決這個尷尬問題。

 

 

• 09.將完成的郵件打勾後繼續留在工作表

最後，排定了郵件處理流程，那麼當然是一定要在今天把這些待辦郵件處理完畢，這時候就可以直接從Google日曆或Gmail中把這一項郵件打勾，這樣郵件就會加上一條刪節線。

我自己會把完成的郵件打勾，但是保留日期，也保留這封郵件在工作表中，這樣一來就能很明確的看到自己過去幾天完成了哪些要事。這除了有一點點滿足成就感外，更重要的是有時候會需要查詢之前做了什麼？而這就可以提供一個快速查詢的依據。

另外，如果說某一封郵件已經處理完畢，但是後續還有和其他相關工作郵件搭配的需要，那麼我會把這封郵件回存到它原本的清單中備查。

 

 

• 小結：

希望這樣的分享也能幫助大家優化郵件處理效率。

當然，更希望的是大家提出更多不同的意見或作法，因為更好的方法是需要經過交流才會誕生的，接下來就把討論交給大家囉！

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